Der Datenschutz ist ein extrem wichtiges Thema, wenn Sie Dateien transkribieren lassen möchten. Wir zeigen in diesem Beitrag, welche Risiken es rund um das Thema Datenschutz gibt und welche Maßnahmen wir setzen, um für maximale Sicherheit bei der Transkription zu sorgen. 

KI-Transkription – Datenschutz

Viele Studierende entscheiden sich dazu, die Transkription per KI zu versuchen. Das ist grundsätzlich verständlich, weil Transkribieren zeitintensiv ist. Die meisten Angebote für KI-Transkription kommen mit österreichischem Dialekt sehr schlecht klar. Deshalb ist die Zeitersparnis gering und viele Studierende beauftragen anschließend uns mit der manuellen Transkription der Interviews.

Doch besonders wichtig ist der Datenschutz bei KI-Transkripten. Einige Anbieter werben damit, dass ein gewisses Minutenkontingent gratis zur Verfügung steht. Denken Sie daran: Wenn Ihnen etwas gratis angeboten wird, sind wahrscheinlich Ihre Daten das Produkt, um das es eigentlich geht.

Bei zahlreichen KI-Lösungen zur Transkription stehen Claims wie „sicher“ oder „unbedenklich“, doch welche Maßnahmen konkret ergriffen werden oder wo Daten gespeichert werden, bleibt völlig unklar. Besonders kritisch wird es, wenn KI-Lösungen über Server in den USA betrieben werden. Da dort die Datenschutzgrundverordnung nicht gilt gibt es in diesen Fällen Möglichkeiten, Ihre Daten weitreichend zu verwenden. Selbst bei Unternehmen, die in Drittländern Server betreiben und angeben, sich an die DSGVO zu halten, ist das in der Praxis kaum überprüfbar.

Datenschutz bei unserer KI-Transkripten

Wir bieten ebenfalls KI-Transkripte als günstige Alternative zur professionellen, manuell bearbeiteten Transkription an. Unsere KI wurde in Österreich entwickelt und intensiv auf österreichischen Dialekt trainiert. Daher sind die erzielbaren Ergebnisse, wenn im Dialekt gesprochen wird, wesentlich besser als jene vieler anderer KI-Transkripte, da die meisten KIs englischsprachig erstellt wurden.

Hinsichtlich des Datenschutzes besteht der besonders große Vorteil darin, dass unsere KI-Lösung vollständig die Vorgaben der DSGVO erfüllt und sie direkt hier, in Österreich, betrieben wird. Wir verfügen über eine umfassende, klare Datenschutzerklärung, können eine Geheimhaltungsvereinbarung bereitstellen und auch eine Löschungsbestätigung übermitteln, sobald die Transkription fertiggestellt wurde.

Transkribieren lassen: Ist das sicher?

Wie sicher es ist, transkribieren zu lassen, hängt immer davon ab, wen Sie beauftragen. Wir sind seit über zehn Jahren als Transkriptionsdienstleister in Österreich tätig. Damit Ihre Dateien bei uns sicher sind, werden verschiedene Maßnahmen ergriffen. Die wichtigsten Eckpunkte sind:

  • Bereitstellung einer Geheimhaltungsvereinbarung: Gerne senden wir Ihnen vorab eine kompakte, weitreichend formulierte Geheimhaltungsvereinbarung zu.
  • Datenschutzerklärung: Unsere Datenschutzerklärung geht näher darauf ein, wie wir mit den bereitgestellten Daten umgehen.
  • Bereitstellung einer Löschungserklärung: Nach Abschluss der Zusammenarbeit können wir Ihnen die Löschung Ihrer Daten schriftlich bestätigen. Einzig die Rechnung muss, gemäß den gesetzlich Vorgaben, sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Verarbeitung in Österreich: Unser Serverstandort befindet sich in Österreich und auch die sonstige Abwicklung erfolgt möglichst direkt in Österreich.
  • Gesetzliche Rahmenbedingungen: Die DSGVO regelt den Datenschutz generell sehr genau. Wir erfüllen diese Vorgaben. Die Einhaltung wird regelmäßig geprüft, da z.B. Universitäten vor einer Zusammenarbeit genau über Datenschutzmaßnahmen informiert werden müssen.
  • Technisch-Organisatorische-Maßnahmen: Speziell zum Erhalt bestimmter öffentlicher Aufträge ist es nötig, gewisse Abläufe und Sicherheitsmaßnahmen nachzuweisen. Diese Vorkehrungen reichen bis hin zur lokalen Videoüberwachung unseres Standortes, Brandschutz, Löschungskonzept etc.

Transkription: Dateien sicher versenden

Wenn Sie Ihre Dateien sicher an uns senden möchten, nutzen Sie am besten Swisstransfer. Sie müssen sich nicht registrieren, sondern können direkt die zu versendenden Aufnahmen auswählen. Anschließend geben Sie Ihre Mailadresse als Absender und unsere – info@transkribieren.at – als Empfänger ein.

In den Einstellungen können Sie dann auch noch ein Passwort für die Übertragung vergeben und / oder einstellen, dass nur eine bestimmte Anzahl an Downloads möglich sein soll. Auch ein Zeitablauf für die Verfügbarkeit der zu transkribierenden Dateien ist möglich.

Selbstverständlich können Sie für den Versand Ihrer Aufnahmen zur Transkription auch andere Dienstleister nutzen. Diese sind beispielsweise:

  • Google Drive
  • Wetransfer
  • Dropbox
  • WhatsApp

Anbieter wie Wetransfer geben ebenfalls an, die DSGVO einzuhalten. WhatsApp agiert mit einer End-to-End-Verschlüsselung der Informationen. Für Studierende, die Experteninterviews mit dem Handy aufnehmen, ist der Versand der Dateien per WhatsApp oft eine praktische Alternative. Sie können uns Ihre Dateien auf diesem Weg an 0660 524 55 31 schicken – bitte unbedingt Name und Mailadresse dazuschreiben.

Wenn Sie Ihre Interviews für die Bachelorarbeit oder Masterarbeit online führen, können die Gespräche direkt in Zoom oder MS-Teams aufgenommen werden. Auch diese Aufzeichnungen, egal ob Audio- oder Videodatei, können wir selbstverständlich transkribieren.

Sobald wir die Dateien erhalten haben, speichern wir sie mit einer Pseudonymisierung an einem passwortgeschützten Speicherort ab. Nach Ende der Zusammenarbeit werden die Dokumente wieder dauerhaft gelöscht.

Transkribieren lassen

Wenn Sie Ihre Dateien transkribieren lassen wollen, empfehlen wir Ihnen eine manuelle Transkription. Bei der manuellen Transkription ist kaum eine Nachbearbeitung nötig. Alternativ können Sie auch unser KI-Transkript nutzen. Unsere KI ist zwar eigens auf österreichischen Dialekt trainiert, ein gewisser Nachbearbeitungsaufwand lässt sich jedoch nicht vermeiden.

Wir bieten für jede Anforderung und jedes Budget das passende Transkript. Meist ist es jedoch die bessere Wahl, gleich ordentliche, manuell bearbeitete Transkripte erstellen zu lassen. So verlieren Sie nicht unnötig Zeit, sondern können schnell weiterarbeiten. Die professionellen Transkripte landen im Anhang Ihrer Abschlussarbeit. Zusätzlich gehen manche Universitäten gegen KI-generierte Inhalte vor, weshalb es auch bei Transkripten nur selten ratsam ist, auf eine reine KI-Lösung zu setzen. Die professionelle, manuell bearbeitete Transkription ist zwar etwas teurer, aber die sauberste und sicherste Lösung für Ihre Abschlussarbeit. Außerdem können Sie unsere Kosten steuerlich geltend machen, da wir Ihnen eine entsprechende Rechnung ausstellen.

Wenn Sie unsicher sind, welche Option für Sie die bessere Wahl ist, Sie Fragen zu den Transkriptionsregeln, zur Auswertung oder auch zum Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns einfach. Wir beantworten Mails meist schon binnen weniger Minuten und auch am Wochenende binnen kurzer Zeit. Selbstverständlich können Sie uns auch gerne anrufen.

JETZT ANFRAGEN:

Mail: info@transkribieren.at
Tel: 0660 524 55 31

Abschließend ist wichtig zu erwähnen, dass transkribieren lassen erlaubt ist. Wir erbringen ausschließlich zulässige Leistungen und werden häufig von Professor*innen und Universitäten an Studierende weiterempfohlen. Nach der Transkription sind wir gerne weiterhin für Sie da. Wir unterstützen Sie auch mit unserem Coaching zur Inhaltsanalyse (Auswertung der Transkripte) und unserem Lektorats-Service (vollständige Korrektur der Abschlussarbeit) weiterführend.